Gérer les coachs et leurs séances

Les coachs se gèrent depuis Équipe. Ils sont ensuite affectés séance par séance, un ou plusieurs par séance.

Ajouter un coach

1. Ouvrez Équipe dans le menu, puis cliquez sur Inviter un coach.
2. Choisissez Choisir un utilisateur existant (quelqu'un déjà rattaché à la box) ou Inviter un nouvel utilisateur et saisissez son E-mail. Si elle n'a pas encore de mot de passe, elle reçoit un e-mail pour en choisir un, avec un lien valable 7 jours.
3. Remplissez le Nom affiché (visible sur le planning), et si besoin les Heures max par semaine.
4. Dans Disponibilité hebdomadaire, touchez les créneaux où le coach peut animer (plages de 4 heures).
5. Cliquez sur Enregistrer le coach.

Renvoyer l'invitation d'un coach

Tant que le coach n'a pas choisi de mot de passe, sa fiche affiche, sous son e-mail, une pastille NON ACTIVÉ et où en est l'invitation : Invitation envoyée le … · expire le … ou Invitation expirée (envoyée le …).

1. Ouvrez Équipe, puis la fiche du coach.
2. Cliquez sur Renvoyer l'invitation (Envoyer l'invitation si aucune n'est partie). Le coach reçoit un nouveau lien et l'ancien ne marche plus.

Un e-mail par personne toutes les dix minutes : avant, vous voyez « Une invitation vient de partir. Réessaie dans … minutes. ».

Affecter un coach à une séance

1. Ouvrez la séance depuis le Planning.
2. Dans COACHS, choisissez un coach dans — Ajouter un coach —, puis cliquez sur Ajouter. Retirer l'enlève de la séance.
3. Si le coach est hors de ses disponibilités ou déjà pris sur une autre séance au même moment, un badge ⚠ CONFLIT s'affiche. C'est un avertissement : l'affectation est quand même enregistrée.

La fiche du coach liste ses Séances encadrées et signale celles HORS DISPONIBILITÉ.

Ouvrir le back-office à un coach

Réservé au gérant, dans la section Accès au back-office de la page Équipe :

1. Cliquez sur Donner l'accès et choisissez la Personne.
2. Sous PARTIR D'UN MODÈLE, choisissez Coach, Accueil ou Manager, puis ajustez Ce que cette personne peut faire.
3. Sous Dans ces établissements, cochez les box concernées, puis Enregistrer l'accès.

La personne reçoit un e-mail « Vous avez maintenant accès au back-office de [votre box] » qui cite les établissements. Si elle a déjà un mot de passe, il contient un lien de connexion ; sinon, un lien pour en choisir un, qui la mène directement dans le back-office. Ajouter un établissement à son accès le renvoie. Modifier seulement Ce que cette personne peut faire n'envoie rien.

Retirer l'accès l'enlève en un clic, sans e-mail. Retirer ou désactiver un coach lui retire aussi l'accès à cet établissement.

Un coach qui se connecte avant que vous lui ayez donné l'accès voit Pas encore d'accès au back-office., qui lui dit de vous le demander.

Si ça ne marche pas

• Cette personne est déjà coach dans cet établissement. : elle est déjà dans la liste, modifiez sa fiche.
• La personne n'apparaît pas dans Donner l'accès : ajoutez-la d'abord comme coach.
• Le coach n'a jamais reçu son e-mail, ou le lien a expiré : vérifiez l'adresse sur sa fiche, puis Renvoyer l'invitation.
• Autre problème : écrivez au support Wodloop, support@wodloop.com.